Forretningsorden

Kapitel 1. Indledende bestemmelser

§ 1. Vedtægter & forretningsorden

Denne forretningsorden supplerer Idrætsforeningen Espelundens vedtægter, hvorfor der generelt henvises til vedtægterne.

 

Stk.2. Forretningsorden vedtages af bestyrelsen og gennemgås på førstkommende bestyrelsesmøde efter årets generalforsamling, hvor den samlede bestyrelse skal godkende den. Bestyrelsen kan i løbet af året løbende foretage de nødvendige ændringer ved almindeligt stemmeflertal.

 

Stk.3. Bestyrelsen kan dispensere fra forretningsordenen.

 

Stk.4. Eventuelle tvivlsspørgsmål afgøres af bestyrelsen.

 

§ 2. Bestyrelsesmedlemmernes forpligtigelser

Bestyrelsesmedlemmerne og suppleanterne er forpligtet til at deltage i beslutningsprocesser og til loyalt at følge de af bestyrelsens vedtagne beslutninger.

 

Stk.2. Samtlige bestyrelsesmedlemmer og suppleanter er gensidigt ansvarlige

 

Stk.3. Det påhviler ethvert bestyrelsesmedlem at behandle personlige oplysninger overfor hinanden i forbindelse med arbejdsopgaver o. lign. fortroligt og kun videregive fortrolige oplysninger til andre, som har behov for denne viden og som selv har en tilsvarende tavshedspligt.

 

Der kan ikke gives korte og klare afgrænsninger af reglen om tavshedspligt, men som eksempel er alle oplysninger om navngivne personer omfattet af  tavshedspligt.

 

Stk.4. Det påhviler desuden ethvert bestyrelsesmedlem at udvise loyalitet overfor Udvikling gennem idrætsfællesskaber – for børn og unge med og uden handicap Idrætsforeningen Espelunden. Det vil sige, at medlemmet ikke ved sit virke må skade foreningens interesser.

Kapitel 2. Bestyrelsens konstituering og planlægning

§ 3. Konstituering

Bestyrelsen konstituerer sig på først kommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen, jf. § 11 i vedtægterne.

 

Stk.2. Bestyrelsen konstitueres med

  • Næstformand
  • Kassér
  • Sekretær
  • kontaktpersoner til aktivitetsudvalget
  • Kontaktpersoner til de enkelte idrætsgrene
  • Kontaktpersoner til aktuelle projekter

Kapitel 3. Struktur

§ 4. Organisering 2016

organisering

Stk.2. Foreningen er organiseret med følgende enheder: en bestyrelse, en aktivitetsgruppe og et satspuljeprojekt (Projekt Kickstarter).

 

Stk.3. Bestyrelsen er øverste beslutningstager og virker ved at udarbejde strategier aktivitetsgruppe og et satspuljeprojekt (Projekt Kickstarter). og retning for foreningen, gennem afholdelse af møder og ved kommunikation pr. e-mail.

 

Stk.4. Bestyrelsen er retningsgivende for Projekt Kickstarter og Aktivitetsgruppen.

 

Stk.5. Aktivitetsgruppen består altid af minimum næstformand og eventuelle projektledere

 

Stk.6. Aktivitetsgruppen varetager foreningens daglige drift.

 

Stk.7. Projekt Kickstarter varetager foreningens udviklingsaktiviteter.

Kapitel 4. Møder

§ 5. Mødekalender

Efter generalforsamlingen udarbejder formanden en mødekalender gældende frem til næste generalforsamling.

 

 § 6. Bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder afholdes én gang pr. kvartal eller efter behov, når formanden eller minimum to bestyrelsesmedlemmer anmoder om dette.

 

Stk.2.          Bestyrelsesmøderne ledes af bestyrelsesformanden eller i dennes fravær en valgt mødeleder.

Stk.3.          Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er fysisk til stede (her medregnes ikke suppleanter) eller hvis samtlige medlemmer (suppleanten undtaget) giver skriftligt tilsagn omkring en konkret beslutning.

Stk.4.          I tilfælde af stemmelighed i eventuelle afstemninger er formandens stemme afgørende.

Stk.5.          De på generalforsamling valgte suppleanter har møderet til bestyrelsesmøder, men ingen stemmeret.

 

§ 7. Aktivitetsudvalgsmøder

Der afholdes Aktivitetsudvalgsmøder efter behov, dog minimum én gang pr. måned, minus de måneder, hvor der er bestyrelsesmøder. Juli undtaget.

 

Stk.2.          Aktivitetsudvalgsmøderne ledes af udvalgsformanden eller i dennes fravær en valgt mødeleder.

Stk.3.          Aktivitetsudvalget er beslutningsdygtigt når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer er til stede (her medregnes ikke suppleanter).

Stk.4.          I tilfælde af stemmelighed i eventuelle afstemninger er udvalgsformandens stemme afgørende.

Stk.5.          I udvalgsformandens fravær er det øverste bestyrelsesmedlems stemme afgørende (formand og næstformand) i sager vedrørende den daglige drift.

Stk.6.          I udvalgsformandens fravær er projektlederens stemme afgørende i sager vedrørende udviklingsaktiviteter.

Stk.7.             Bestyrelsen informeres om alle beslutninger truffet af Aktivitetsudvalget ved fremlæggelse på fast punkt til bestyrelsesmøderne. Beslutninger med væsentlig

betydning for foreningen kommunikeres dog pr. e-mail senest 7 dage efter beslutningen er truffet.

 

§ 8. Mødeledelse

Formanden – eller den valgte mødeleder – bør afvikle mødet, så der tages passende hensyn til alle medlemmers synspunkter og interesser.

 

Stk.2.          Alle medlemmer bør i passende omfang komme til orde.

Stk.3.          Det bør tilstræbes, at (vigtige) beslutninger så vidt muligt besluttes med størst mulig tilslutning i bestyrelsen.

 

 § 9. Dagsorden

Formanden udsender dagsorden til bestyrelsesmedlemmerne senest 3 dage før mødets afholdelse.

 

Stk.2.          Dagsorden skal været clearet med næstformand og projektleder(e), inden udsendelsen.

Stk.3.          Motiverede forslag til optagelse på dagsordenen, skal være sekretæren og formanden i hænde senest 5 dage for mødets afholdelse.

Stk.4.          Punkter kan optages på dagsordenen senere, ligesom væsentlige punkter kan behandles med kort varsel, hvis den samlede bestyrelse er enige herom.

 

 § 10. Mødereferater

Der udarbejdes beslutningsreferat, efter hvert møde, af sekretæren. I tilfælde af sekretærens fravær, vælges en referent på det aktuelle møde.

 

Stk.2.          Referater fra alle typer møder udsendes til den samlede bestyrelse, samt eventuelle andre deltagere i mødet, indenfor 7 dage efter mødets afholdelse.

Stk.3.          Mødedeltagere og ikke-fremmødte bestyrelsesmedlemmer har derefter 7 dage til at komme med bemærkninger eller ændringer til referatet.

Stk.4.          Efter 14 dage er referatet godkendt, hvis der ingen bemærkninger eller ændringer har været. I tilfælde af ændringer gælder 7 dages fristen forfra.

Stk.5.          På dagsorden optages følgende faste punkter:

  • Godkendelse af dagsorden
  • Orientering ved formanden om beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde og efterfølgende aktivitetsmøder
  • Punkter til drøftelse
  • Punkter til beslutning
  • Orientering / punkter fra Projekt Kickstarter
  • Orientering / punkter fra Aktivitetsudvalget
  • Orientering/punkter fra øvrigt oprettede udvalg
  • Revision af økonomiske dispositioner i foreningen (Kickstarter + IFEL)
  • Eventuelt

Kapitel 5. Økonomi

§ 11. Ansvarsforhold

Den samlede bestyrelse har det overordnede ansvar for foreningens økonomi. Kassereren har ansvar for den daglige økonomiske drift i foreningen. Aktuelle projekters projektledere har ansvar for det pågældende projekts økonomi.

Stk.2.          I forbindelse med faste ansættelser i foreningen (projektledere), kan kassereren vælge at uddelegere det daglige økonomiske drift ansvar til den pågældende og i stedet varetage en kontrolfunktion, hvori der løbende og minimum hver måned følges op på økonomiske dispositioner.

Stk.3.          Den samlede bestyrelse har ansvar for at attestere ind- og udgående poster på foreningens konti, som minimum hvert kvartal (ved alle ordinære bestyrelsesmøder).

Stk.4.          Kassereren og / eller den økonomi ansvarlige for de enkelte projekter udarbejder til hvert møde en posteringsoversigt opdelt på konti og foreningsdrift / projekter, som fremsendes forud for mødet, som bilag til dagsorden.

 

§ 12. Fuldmagtsforhold

Bestyrelsen opererer med fuldmagtsforhold i forbindelse med adgange til foreningens basisdrift, herunder Erhvervs- og selskabsstyrelsen, Netbank, Danløn, E-boks, CVR og EAN nummerregistreringer m.v.

Stk.2.          Banker og myndigheder giver typisk maximalt to personer fra en forening adgange. I IFEL tegner formanden foreningen, jf. foreningens vedtægter § 12 og skal altid have samtlige adgange til rådighed.

Stk.2          Konkret skal formanden have adgang til følgende:

  • Medarbejder NEM-id og således adgang til virk.dk, E-boks m.v.
  • Adgange og fuldmagt til foreningens bankkonto, herunder netbank og hævekort.
  • Adgang til foreningens administrationssystem ForeningLet.
  • Adgang til Danløn systemet.

Stk.3.          Nummer to fuldmagtshaver vil i udgangspunktet udgøres af kassereren.

Stk.4.          Bestyrelsen kan bestemme at nummer to fuldmagtshaver kan opdeles på flere personer eller uddelegeres til anden direkte økonomisk ansvarlig bestyrelsesmedlem eller medarbejder.

Stk.5.          Der udarbejdes hvert år, som tillæg til forretningsordenen, et overblik over hvem der har hvilke adgange i det pågældende regnskabsår.

 

§ 13. Budgetter og regnskaber

Der skal hvert år på første bestyrelsesmøde, fremlægges budgetter for indeværende år samt regnskab(er) for det foregående regnskabsår. Disse skal godkendes inden fremlægges på generalforsamlingen i marts måned.

 

Stk.2.          Der udarbejdes løbende budget og regnskabsopfølgning på årets forbrug, som fremlægges på de fire årlige ordinære bestyrelsesmøder.

Stk.3.          Der udarbejdes løbende forbrugsoversigter, som godkendes en gang i kvartalet, af den fremmødte bestyrelse, på de ordinære bestyrelsesmøder.

Stk.4.          Forbrugsoversigterne udgør revisionsgrundlaget for foreningen.

 

§ 14. Aktivitetsbudgetter

Aktivitetsudvalget råder over 5.000 kroner hver sæson, som kan benyttes til direkte holdunderstøttende initiativer.

 

Stk.2.          Til eksempel kan der ske indkøb af mindre udstyr (bolde m.v.), transport til stævner (bus / taxi), fællesarrangementer som involverer medlemmer og / eller trænere eller andet som fremmer udøvelsen af den enkelte idrætsgren.

Stk.3.          Alle dispositioner foretages efter bevilling af udvalgsformanden og alle udlæg skal kunne dokumenteres gennem bilag (bon, regning eller andet skriftlig dokumentation).

Stk.4.          Der kan ikke kræves godtgørelse for udgifter der ikke kan dokumenteres.

  

§ 15. Omkostningsgodtgørelse

På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen fastsættes der omkostningsgodtgørelser til bestemte poster i foreningen, dækkende perioden til næste generalforsamling.

 

Stk.2.          Aktuelt bestemmes at følgende poster er omfattet af godtgørelsesmulighed:

  • Holdleder.
  • Formand.
  • Kassér funktionen, såfremt denne også virker i praksis.

Stk.3.          Beløbet til kassér funktionen og formandsfunktionen udgør 1.000 kroner og udbetales i samme måned som næste generalforsamling afholdes.

Stk.4.          Omkostningsdækningen til holdlederfunktionen udbetales, jf. ”aftale om ulønnet holdleder” kontrakt og fastsættes individuelt i de kommende 3 sæsoner (frem til udgangen af 2017), med det formål at udarbejde et rimeligt niveau for praksis i forhold til samarbejdspartnere m.v. Dette analyse arbejde varetages i regi af foreningens udviklings- og projektenhed.

Stk.5.          Funktioner der fratræder deres post midt i en sæson eller år, udbetales en forholdsmæssig omkostningsdækning.

Kapitel 6. Bestyrelsens funktioner, ansvar og opgaver

§ 16. Bestyrelsens opgaver

Bestyrelsen har overordnet ansvar for alle de samlede opgaver der fremgår af nærværende forretningsorden.

 

Stk.2           For at lette den daglige drift og styring i foreningen, præsenteres opgaverne i oversigtsform, hvoraf det fremgår hvem der aktuelt har ansvar for udførelsen af de pågældende opgaver.

Stk.3.          I forbindelse med den årlige forretningsordens gennemgang, skal der være opmærksomhed på nødvendigheden af at ændre i denne opgavefordeling, idet denne i særlig grad tager udgangspunkt i bestyrelsens aktuelle personaer på de forskellige poster, i udvalg og projekter m.v.

 

§ 17. Bestyrelsesfællesskabets ansvar

Der er en række drøftelser og beslutninger som foretages af den samlede bestyrelse. Disse er beskrevet i de følgende stk.2. til 15.

 

Stk.2.          Bestyrelsen skal udarbejde forretningsorden.

Stk.3.          Bestyrelsen skal nedsætte diverse udvalg og føre tilsyn hermed. Eksempelvis

  • sponsorudvalg / sponsoransvarlig
  • sportsfaglige udvalg
  • arrangementsudvalg m.v.

Stk.4.          Bestyrelsen skal beslutte kontingent for de forskellige aktiviteter.

Stk.5.          Bestyrelsen skal sikre opdaterede og aktuelle vedtægter, forretningsorden og øvrige vedtagne regler og retningslinjer.

Stk.6.          Bestyrelsen skal indstille til foreningens årlige priser.

Stk.7.          Bestyrelsen skal godkende budget og regnskaber.

Stk.8.          Bestyrelsen skal udarbejde og fastlægge strategiske mål og årsplaner.

Stk.9.          Bestyrelsen skal sikre gennemførelse af mål og resultater.

Stk.10.        Bestyrelsen skal sikre foreningens økonomiske fundament, herunder at søge fonde m.v.

Stk.11.         Bestyrelsen skal vurdere behov for forsikringer.

Stk.12.        Bestyrelsen skal afgøre eventuelle tvister mellem udvalg, projekter eller medlemmer.

Stk.13.        Bestyrelsen skal afgøre hvilke foreninger Idrætsforeningen Espelunden skal være medlem af.

Stk.14.        Bestyrelsen skal afholde arrangementer der har til formål at fremme kendskabet til foreningen.

Stk.15.        Bestyrelsen skal repræsentere foreningen i sammenslutninger / foreninger / organisationer, som foreningen er medlem af.

Stk.16.        Bestyrelsen udsender årligt fire nyhedsbreve til medlemmerne og interessenter i foreningen.

 

§ 18. Det enkelte bestyrelsesmedlems forpligtigelse

Som bestyrelsesmedlem ligger der et særligt ansvar for at varetage og fremme foreningens arbejde.

 

Stk.2.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at følge foreningens økonomi.

Stk.3.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at sikre vedtægternes overholdelse.

Stk.4.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at følge med i foreningens arbejde og resultaterne.

Stk.5.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at biddrage til udbredelse af foreningens resultater og aktiviteter.

Stk.6.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at følge almen idrættens udvikling i lokalt og handicapidrætten regionalt.

Stk.7.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at følge og inspirere til inklusionsfremmende aktiviteter på tværs af børn og unge med og uden handicap – særligt i lokalsamfundet.

Stk.8.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at arbejde ud fra foreningens værdier og målsætninger i lokalsamfundet.

 

§ 19. Opgaver som formand

Formanden har jf. vedtægterne § 12 tegningsretten til foreningen og er primær ansvarlig for at vedtægter og forretningsorden overholdes.

 

Stk.2.             Formanden skal have adgang til alle oplysninger og det fulde viden grundlag indenfor ethvert fora, medlemskaber, økonomiske forhold og dokumenter i foreningen. Herunder fuld adgang til alle systemer og netværk, redigering, journalisering m.v.

Stk.3.             Formanden taler på vegne af og repræsenterer i særlig grad foreningen, i eksterne sammenhænge.

Stk.4.             Formanden skal sikre egen tilgængelighed, via telefon og mail. I tilfælde af fravær aftales tilgængelighed med næstformanden, eller hvis dette ikke er muligt, andet beslutningsdygtigt bestyrelsesmedlem.

Stk.5.             Formanden åbner og lukker interne og eksterne møder afholdt i IFEL regi.

Stk.6.             Formanden udarbejder og udsender dagsorden til bestyrelsesmøderne.

Stk.7.             Formanden skal i særlig grad sikre etisk og ordentlig forvaltning af foreningens aktiver og økonomi.

 

§ 20. Opgaver som næstformand

Næstformanden er stand in for formanden i alle de situationer, hvor formanden ikke er tilstede og skal repræsentere foreningen, forvalte en opgave eller sikre ansvarlighed.

 

Stk.2.             Næstformanden har ingen selvstændige ansvarsområder, men kan bidrage frit på posterne i foreningen, så som holdledere, udvalgsformand eller anden funktion.

 

§ 21. Opgaver som kasser

Kassereren varetager den økonomiske og administrative drift af foreningen i henhold til forretningsordenen og er særlig medansvarlig for at vedtægter og den generelle forretningsorden overholdes.

 

Stk.2.             Kassereren har det udførende ansvar for den økonomiske og administrative drift.

Stk.3.             Kassereren har ansvaret for udarbejdelse af regnskab og budgetter samt opfølgning af disse hvert kvartal.

Stk.4.             Kassereren har ansvaret for at sørge for medlemsregistrering og kontingentopkrævning.

Stk.5.             Kassereren har ansvaret for at søge relevante tilskud hos kommune, stat og fonde.

 

§ 22. Opgaver som udvalgsformand for aktivitetsudvalget

Udvalgsformanden er overordnet ansvarlig for at sikre at udvalgets arbejde støtter op omkring foreningens overordnede mål og værdier, samt at arbejdet sker indenfor rammerne af vedtægter og forretningsorden.

 

Stk.2.             Udvalgsformanden skal sikre at udvalget udarbejder en målsætning for deres virke.

Stk.3.             Udvalgsformanden skal sikre at der er gennemsigtighed til udvalgets arbejde, for resten af bestyrelsen, herunder at sikre udgivelse af referater efter hvert udvalgsmøde.

Stk.4.             Udvalgsformanden skal sikre budgetoverholdelse for udvalget.

 

§ 23. Opgaver som sekretær

Alle faste mødefora udpeger en sekretær, som er ansvarlig for praktiske forhold omkring mødet, herunder eventuel bestilling af forplejning (kun aktuelt til ordinære bestyrelsesmøder), adgangsforhold, samt udarbejdelse af referat, jf. forretningsordenens § 10.

 

§ 24. Opgaver som holdleder

Som holdleder er man den foreningsrepræsentant som er tættest på samarbejdspartnerne i dagligdagen og dermed har man en særlig forpligtigelse til at holde fokus på foreningens mål og formål, samt opretholde foreningens værdier i sin repræsentation af foreningen.

 

Stk.2.             Holdlederen er bindeled i samarbejdet mellem foreningen, partnere og medlemmerne og disses forældre.

Stk.3.             Holdlederen er ansvarlig for praktiske forhold omkring træning, stævner m.v.

Stk.4.             Holdlederen er ansvarlig for al kommunikation omkring idrætsaktiviteterne.

Stk.5.             Der tegnes kontrakt med holdledere, hvor ansvarsområder og kompensation udspecificeres.

 

§ 25. Opgaver som projektleder

Som projektleder på et af foreningen igangsat projekt er man direkte ansvarlig for alt vedrørende projektet herunder projektleverancer og -resultater, kommunikation, dokumentation, samt praktiske, juridiske, kontraktlige og økonomiske forhold.

 

Stk.2.             Projektet skal altid udføres indenfor rammerne af foreningens mål, formål, vedtægter og forretningsorden.

Stk.3.             Projektlederen kan aldrig tegne foreningen indenfor økonomiske, kontraktligt eller juridisk forhold, men skal arbejde selvstændigt indenfor en samlet projektramme.

Stk.4.             Projektlederen er ansvarlig for foreningens udviklings- og projektarbejde.

Stk.5.             I tilfælde af at projektlederen er ansat som lønnet medarbejder, er der mulighed for at uddelegere en række opgaver, fra foreningens andre funktioner, til denne.

Stk.6.             Som projektleder i projekt Kickstarter er det i årene 2016-2018 besluttet at udlægge følgende kompetenceområder til projektlederen:

  • § 12. stk. 3 og 4 overdrages fuldmagtsforhold til økonomi og foreningens forskellige systemer, fra kasser funktionen til projektlederfunktionen.
  • § 17. stk. 8 uddelegeres den praktiske del omkring udarbejdelse af strategi oplæg og årsplaner til projektlederen.
  • § 19. stk. 6 uddelegeres mødeindkaldelsesfunktionen.
  • § 21. uddelegeres funktionerne beskrevet i stk.2-5.
  • § 23. uddelegeres den samlede funktion som sekretær for bestyrelsesmøder og aktivitetsudvalgsmøderne.

Kapitel 7. Aktivitetsudvalgets opgaver

§ 26. Aktivitetsudvalgets opgaver

Aktivitetsudvalget varetager den daglige aktivitetsledelse og -styring i foreningen. Aktivitetsudvalgets arbejde er tæt forbundet med projektenhedens arbejde, idet projektlederen altid er fast medlem i aktivitetsudvalget.

Jf. organisationsdiagrammet ses det at:

  • Aktivitetsudvalget drifter, vedligeholder og videreudvikler eksisterende aktiviteter.
  • Projektenheden udvikler og opstarter nye initiativer.

 

Stk.2.          Det er aktivitetsudvalget der drifter aktiviteterne i foreningen, samt bidrager til udvikling og implementering af disse i tæt samarbejde med projektenheden. Sammen definerer, udvikler og implementerer aktivitetsudvalget og projektenheden nye aktiviteter i foreningen.

Stk.3.          Udviklingen af aktiviteter skal ske indenfor rammen af de strategiske mål og årsplaner, som udvalget og projektenheden er forpligtiget til at søge at opfylde.

Som eksempel kan det af årsplanerne fremgå at der skal tilknyttes 2 yderlige idrætstilbud til foreningens aktivitetsportefølje i forårssæsonen 2017. Det vil således være udvalget der udvælger og arbejder med hvilke konkrete idrætstilbud foreningen skal udbyde.

Stk.4.          Aktivitetsudvalget er forpligtiget til at holde bestyrelsen fuld orienteret.

 

§ 27. Administration omkring medlemmer

Aktivitetsudvalget er samlet ansvarlig for administrationen omkring medlemmerne. Nogle funktioner kan være delt ud på specifikke poster.

Stk.2.          Aktivitetsudvalget skal sikre at indberette medlemslister til relevante instanser (kommunen m.v.)

Stk.3.          Aktivitetsudvalget skal sikre opdaterede medlemslister på de forskellige hold.

Stk.4.          Aktivitetsudvalget skal sikre opdaterede medlemsbetingelser og holdtilmeldinger.

 

§ 28. Reservation af træningstider

Aktivitetsudvalget udpeger en kontaktperson til Rødovrehallens Idrætsinspektør, som administrerer lokalefordelingen i Rødovrehallen.

 

Stk.2.             Hvert år i marts måned fordeles lokalerne ud fra en medlemsantalsnøgle. Det er primært samarbejdspartnerne der er i forhandling med Idrætsinspektøren, men det er i IFELs interesse at kunne bistå med viden og kreativ sparring på lokalevalg og -muligheder.

Stk.3.             Aktivitetsudvalget skal være opmærksomme på at IFEL som godkendt forening i Rødovre kommune, har adgang til kommunens lokaler til foreninger, ligesom der foreligger en partnerskabsaftale med Skovmoseskolen om adgang til deres faciliteter, i bestemte tidsrum.

Stk.4.             Der skal hvert år i februar foreligge et forslag til lokaleplan for det efterfølgende års aktiviteter. Denne skal være endeligt forhandlet på plads med udgangen af april måned.

 

§ 29. Indhentelse af børneattester

Hvert år i januar skal der indhentes børneattester på alle holdledere og andre frivillige med direkte medlemskontakt. Udvalgsformanden sørger for, at det i bestyrelsens referat for april konstateres, at klubbens holdledere og frivillige, der har direkte tilknytning til børn under 15 år, er blevet tjekket i kriminalregistret.

 

§ 30. Folder/pjece om aktiviteter i foreningen

På Aktivitetsudvalgets møde i maj planlægges udarbejdelsen af informationsmateriale for de kommende sæsoner. Materialet skal være trykt og klar til omdeling i den uge i august hvor skolerne begynder efter sommerferien.

 

§ 31. Opvisninger og sæsonafslutninger

Aktivitetsudvalget vil til slutningen af hver sæson planlægge hver enkelt aktivitets afslutning.

 

Stk.2.             Nogle sportsgrene vil have sæsonafslutning sammen med samarbejdspartnerens klub og andre vil arrangere egne afslutninger.

Stk.3.             Afslutningerne vil altid indebære en eller anden form for opvisning, hvor forældrene har mulighed for at deltage.

 

§ 32. Frivilligfest

Bestyrelsen skal overveje at arrangerer en fest en gang om året, for alle der deltager i det frivillige ulønnede arbejde. Evt. om der skal tilbydes et gavekort til en biograftur eller lign.?

 

§ 33. Liste med frivillige

Aktivitetsudvalget udarbejder en liste med klubbens frivillige, som skal opdateres to gange årligt; i henholdsvis januar og september

 

§ 34. Julefrokost / årlig samling

Bestyrelsen samles i forbindelse med generalforsamlingen til et fælles arrangement med bespisning.

 

§ 35. Prisuddeling

Hvert år på generalforsamlingen uddeles prisen som fx årets idrætsudøver / holdets idrætsudøver / Årets IFEL gave. Bestyrelsen behandler emnet på sine møder i november og januar. Aktivitetsudvalget indstiller emner til modtagelse af årets priser. På bestyrelsesmødet i januar besluttes det hvem der tildeles året priser.

Kapitel 8. Projekt Kickstarters opgaver

§ 36. Mål og formål

Projekt Kickstarter er et satspuljefinansieret inklusionsprojekt, initieret og varetaget af Idrætsforeningen Espelunden, som løber i årene 2016 – 2018.

 

Stk.2.          Formål er beskrevet i ”Kickstarter mål – mission, vision og elevatortale”

Stk.3.          Følgende dokumenter tegner Projekt Kickstarter:

  • Forandringsmodellen Kickstarter
  • Ansøgning
  • Redegørelse for inklusionsperspektivet IFEL
  • Kickstarter generel information
  • Socialstyrelsens projekttilsagn 2015

 

§ 37. Daglig drift

Det er den af foreningen ansatte projektleder der varetager den daglige drift i projektet, indenfor de rammer som bestyrelsen har udstukket for projektet.

 

§ 38. Udviklingsopgaver i foreningen

Det er Kickstarterprojektet der tager varetager og udvikler initiativer og aktiviteter jf. projektbeskrivelsen, i tæt samarbejde med Aktivitetsudvalget og bestyrelsen.

Kapitel 9. Medlemmer

§ 39. medlemsbetingelser

Der skal altid foreligge aktuelle medlemsbetingelser, som udleveres til alle nye medlemmer.

Stk.2              ”IFEL medlemsbetingelser” er et dynamisk dokument, som løbende tilpasses og udvikles, efterhånden som foreningen får erfaring med forskellige medlemsrettede forhold og spørgsmål.

 

§ 40. Kontingentfastsættelse

På generalforsamling i 2016 besluttedes at kontingentsatser følger samarbejdspartnernes, for at sikre, at der ikke er nogle økonomiske barrierer i forbindelse med inklusionsprocessen.

 

§ 41. Kontingentopkrævning

Bestyrelsens ansvarlige for opkrævning af kontingent (kassereren) modtager medlemslisterne på de forskellige aktiviteter senest 1. februar og 1. september. Kontingentopkrævningen sker via ForeningLet via bankoverførsel, betalingsservice, girokort eller MobilePay, med betalingsfrister den 1. marts og 1. oktober. Efter 1. maj og 1. november er medlemskontingentet i den indeværende sæson halvt kontingent.

 

§ 42. kommunikation til og med medlemmer

Bestyrelsen udsender nyhedsbreve 4 gange om året (februar, maj, august og november). Hvert år i august udsender aktivitetsudvalget foreningens program og aktivitetsoversigt for året.

Stk.2.             Holdledere er ansvarlige for løbende kommunikation på Facebook.

Stk.3.             Aktivitetsudvalget arbejder løbende med opdateringer på hjemmesiden.

Kapitel 10. Åbenhed, ændringer og ikrafttræden

§ 43. Forretningsordenens formål

Forretningsordenens formål er at sikre fuld gennemsigtighed og åbenhed omkring bestyrelsens virke i foreningen og samtidig virke som styrende for opgavefordelingen mellem bestyrelsens medlemmer, udvalg og projekter.

 

§ 44. Åbenhed

Stor åbenhed omkring arbejdet i bestyrelsen skal medvirke til at sikre overensstemmelse mellem de hensigter som foreningen italesætter og den virkelighed som foreningen udøver.

 

§ 45. Ændringer

Denne forretningsorden kan ændres af bestyrelsen, såfremt den har været dagsorden på et ordinært bestyrelsesmøde.

 

§ 46. Ikrafttræden

Denne forretningsorden er gældende fra august 2016 og frem til næste behandlingen af forretningsordenen. Dog senest ved førstkommende bestyrelsesmøde efter næste års generalforsamling.