Forretningsorden

Kapitel 1. Indledende bestemmelser

§ 1. Vedtægter & forretningsorden

Denne forretningsorden supplerer IFEL specialsports vedtægter, hvorfor der generelt henvises til vedtægterne.

Stk.2. Forretningsorden vedtages af bestyrelsen og gennemgås på førstkommende bestyrelsesmøde efter årets generalforsamling, hvor den samlede bestyrelse skal godkende den. Bestyrelsen kan i løbet af året løbende foretage de nødvendige ændringer ved almindeligt stemmeflertal.

Stk.3. Bestyrelsen kan dispensere fra forretningsordenen.

Stk.4. Eventuelle tvivlsspørgsmål afgøres af bestyrelsen.

§ 2. Bestyrelsesmedlemmernes forpligtigelser

Bestyrelsesmedlemmerne og suppleanterne er forpligtet til at deltage i beslutningsprocesser og til loyalt at følge de af bestyrelsens vedtagne beslutninger.

Stk.2. Samtlige bestyrelsesmedlemmer er gensidigt ansvarlige

Stk.3. Det påhviler ethvert bestyrelsesmedlem at behandle personlige oplysninger overfor hinanden i forbindelse med arbejdsopgaver o. lign. fortroligt og kun videregive fortrolige oplysninger til andre, som har behov for denne viden og som selv har en tilsvarende tavshedspligt.

Der kan ikke gives korte og klare afgrænsninger af reglen om tavshedspligt, men som eksempel er alle oplysninger om navngivne personer omfattet af  tavshedspligt.

Stk.4. Det påhviler desuden ethvert bestyrelsesmedlem at udvise loyalitet overfor IFEL specialsport. Det vil sige, at medlemmet ikke ved sit virke må skade foreningens interesser.

Kapitel 2. Bestyrelsens konstituering og planlægning

§ 3. Konstituering

Bestyrelsen konstituerer sig på først kommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen, jf. vedtægterne.

Stk.2. Bestyrelsen konstitueres med

• Formand
• Næstformand

Kapitel 3. Struktur

§ 4. Organisering 2021

Stk.2. Foreningen er organiseret med følgende enheder: en bestyrelse, en daglig leder, et frivilligt administrationsteam og et antal frivillige og eventuelle lokalforeninger.

Stk.3. Bestyrelsen er øverste beslutningstager og virker ved at udarbejde strategier og retningslinjer for foreningen, gennem afholdelse af møder og ved kommunikation pr. e-mail.

Kapitel 4. Møder

§ 5. Mødekalender

Efter generalforsamlingen udarbejder formanden en mødekalender gældende frem til næste generalforsamling.

 § 6. Bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder afholdes én gang pr. kvartal eller efter behov, når formanden eller minimum to bestyrelsesmedlemmer anmoder om dette.

Stk.2.          Bestyrelsesmøderne ledes af bestyrelsesformanden eller i dennes fravær næstformanden.

Stk.3.          Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er fysisk til stede (her medregnes ikke suppleanter) eller hvis samtlige medlemmer (suppleanten undtaget) giver skriftligt tilsagn omkring en konkret beslutning.

Stk.4.          I tilfælde af stemmelighed i eventuelle afstemninger er formandens stemme afgørende.

Stk.5.          De på generalforsamling valgte suppleanter har møderet til bestyrelsesmøder, men ingen stemmeret.

§ 7. Mødeledelse

Formanden – eller den valgte mødeleder – bør afvikle mødet, så der tages passende hensyn til alle medlemmers synspunkter og interesser.

Stk.2.          Alle medlemmer bør i passende omfang komme til orde.

Stk.3.          Det bør tilstræbes, at (vigtige) beslutninger så vidt muligt besluttes med størst mulig tilslutning i bestyrelsen.

 § 8. Dagsorden

Formanden udsender dagsorden til bestyrelsesmedlemmerne senest 3 dage før mødets afholdelse.

Stk.2.          Dagsorden skal været clearet med næstformand og daglig leder, inden udsendelsen.

Stk.3.          Motiverede forslag til optagelse på dagsordenen, skal være daglig leder og formanden i hænde senest 5 dage for mødets afholdelse.

Stk.4.          Punkter kan optages på dagsordenen senere, ligesom væsentlige punkter kan behandles med kort varsel, hvis den samlede bestyrelse er enige herom.

 § 9. Mødereferater

Der udarbejdes beslutningsreferat, efter hvert møde, af formanden og daglig leder. I tilfælde af fravær, vælges en referent på det aktuelle møde.

Stk.2.          Referater fra alle typer møder udsendes til den samlede bestyrelse, samt eventuelle andre deltagere i mødet, indenfor 7 dage efter mødets afholdelse.

Stk.3.          Mødedeltagere og ikke-fremmødte bestyrelsesmedlemmer har derefter 7 dage til at komme med bemærkninger eller ændringer til referatet.

Stk.4.          Efter 14 dage er referatet godkendt, hvis der ingen bemærkninger eller ændringer har været. I tilfælde af ændringer gælder 7 dages fristen forfra.

Stk.5.          På dagsorden optages følgende faste punkter:

• Godkendelse af dagsorden
• Orientering ved daglig leder om “siden sidst”.
• Punkter til drøftelse
• Punkter til beslutning
• Økonomi
• Eventuelt

Kapitel 5. Økonomi

§ 10. Ansvarsforhold

Den samlede bestyrelse har det overordnede ansvar for foreningens økonomi. Daglig leder har ansvar for den daglige økonomiske drift i foreningen. 

Stk.2.          I forbindelse med faste ansættelser i foreningen (daglig leder og evt. projektledere), kan bestyrelsen vælge at uddelegere det daglige økonomiske drift ansvar til den pågældende og i stedet varetage en kontrolfunktion, hvori der løbende og minimum hvert kvartal følges op på økonomiske dispositioner.

Stk.3.          Den samlede bestyrelse har ansvar for at attestere ind- og udgående poster på foreningens konti, ved alle ordinære bestyrelsesmøder.

Stk.4.          De attesterede kontoudtog udgør revisionsgrundlaget for foreningen.

Stk.5.          Daglig leder og / eller den økonomi ansvarlige for de enkelte projekter udarbejder til hvert møde en posteringsoversigt opdelt på konti og foreningsdrift / projekter, som fremsendes forud for mødet, som bilag til dagsorden.

§ 11. Fuldmagtsforhold

Bestyrelsen opererer med fuldmagtsforhold i forbindelse med adgange til foreningens basisdrift, herunder Erhvervs- og selskabsstyrelsen, Netbank, Danløn, E-boks, CVR og EAN nummerregistreringer m.v.

Stk.2.          Banker og myndigheder giver typisk maximalt to personer fra en forening adgange. I IFEL specialsport prioriteres økonomi og drift adgange for det daglige administrative team, herunder den daglige leder og den økonomiansvarlige. 

Stk.3.          Konkret skal administrationsteamet have adgang til følgende:

• Medarbejder NEM-id og således adgang til virk.dk, E-boks m.v.
• Adgange og fuldmagt til foreningens bankkonto, herunder netbank og hævekort.
• Adgang til foreningens administrationssystemer, som fx ForeningLet og Memberlink.
• Adgang til Danløn systemet.

Stk.4.          Bestyrelsen kan bestemme at fuldmagtshavere kan opdeles på flere personer eller uddelegeres til anden direkte økonomisk ansvarlig bestyrelsesmedlem eller medarbejder.

§ 12. Budgetter og regnskaber

Der skal hvert år på første bestyrelsesmøde, fremlægges budgetter for indeværende år samt regnskab(er) for det foregående regnskabsår. Disse skal godkendes inden fremlægges på generalforsamlingen i marts måned.

Stk.2.          Der udarbejdes løbende budget og regnskabsopfølgning på årets forbrug, som fremlægges på halvårlige bestyrelsesmøder.

§ 13. Lokalforenings-budgetter

Alle udgifter til godtgørelser, medlemsudgifter eller holdunderstøttende initiativer, varetages af IFEL specialsport.

Stk.2.          Til eksempel kan der ske indkøb af mindre udstyr (bolde m.v.), transport til stævner (bus / taxi), fællesarrangementer som involverer medlemmer og / eller trænere eller andet som fremmer udøvelsen af den enkelte idrætsgren.

Stk.3.          Alle dispositioner bevilliges af daglig leder eller bestyrelsesformanden.

Stk.4.          Alle udlæg skal kunne dokumenteres gennem bilag (bon, regning eller andet skriftlig dokumentation).

Stk.5.          Der kan ikke kræves godtgørelse for udgifter der ikke kan dokumenteres.

§ 14. Omkostningsgodtgørelse

På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen fastsættes der omkostningsgodtgørelser til bestemte poster i foreningen, dækkende perioden til næste generalforsamling.

Stk.2.          I udgangspunktet er følgende poster omfattet af godtgørelsesmulighed:

• Holdleder
• Økonomifunktionen
• Udvalgte frivillig-funktioner

Stk.3.          Omkostnings-godtgørelsen til økonomi-funktionen udgør et fuldt godtgørelsesbeløb (årets max skattefri godtgørelse) og udbetales i januar måned.

Stk.4.          Omkostningsgodtgørelsen til holdlederfunktionen fastsættes og udbetales jf. aftale med daglig leder eller formanden, men kan maximalt udgøre et fuldt godtgørelsesbeløb. 

Stk.5.          Funktioner der fratræder deres post midt i en sæson eller år, udbetales en forholdsmæssig omkostningsdækning.

Kapitel 6. Bestyrelsens funktioner, ansvar og opgaver

§ 15. Bestyrelsens opgaver

Bestyrelsen har overordnet ansvar for alle de samlede opgaver der fremgår af nærværende forretningsorden.

Stk.2           For at lette den daglige drift og styring i foreningen, præsenteres opgaverne i oversigtsform, hvoraf det fremgår hvem der aktuelt har ansvar for udførelsen af de pågældende opgaver.

Stk.3.          I forbindelse med den årlige forretningsordens gennemgang, skal der være opmærksomhed på nødvendigheden af at ændre i denne opgavefordeling, idet denne i særlig grad tager udgangspunkt i bestyrelsens aktuelle personaer på de forskellige poster, i udvalg og projekter m.v.

§ 16. Bestyrelsesfællesskabets ansvar

Der er en række drøftelser og beslutninger som foretages af den samlede bestyrelse. 

Stk.2.          Bestyrelsen skal udarbejde forretningsorden.

Stk.3.          Bestyrelsen skal føre tilsyn med den daglige ledelse og drift.

Stk.4.          Bestyrelsen skal beslutte kontingent for de forskellige aktiviteter.

Stk.5.          Bestyrelsen skal sikre opdaterede og aktuelle vedtægter, forretningsorden og øvrige vedtagne regler og retningslinjer.

Stk.6.          Bestyrelsen skal godkende budget og regnskaber.

Stk.7.          Bestyrelsen skal udarbejde og fastlægge strategiske mål og årsplaner.

Stk.8.          Bestyrelsen skal sikre gennemførelse af mål og resultater.

Stk.9.        Bestyrelsen skal sikre foreningens økonomiske fundament, herunder at søge fonde m.v.

Stk.10.         Bestyrelsen skal vurdere behov for forsikringer.

Stk.11.        Bestyrelsen skal afgøre eventuelle tvister mellem daglig leder og øvrige, som fx frivillige, projekter, partnere eller medlemmer.

Stk.12.        Bestyrelsen skal afgøre hvilke foreninger IFEL specialsport skal være medlem af.

Stk.13.        Bestyrelsen skal gennem den daglige ledelse, afholde arrangementer der har til formål at fremme kendskabet til foreningen.

Stk.14.        Bestyrelsen skal gennem den daglige ledelse, repræsentere foreningen i sammenslutninger / foreninger / organisationer, som foreningen er medlem af.

Stk.15.        Bestyrelsen udsender gennem den daglige ledelse, nyhedsbreve til medlemmerne, frivillige og interessenter i foreningen.

§ 17. Det enkelte bestyrelsesmedlems forpligtigelse

Som bestyrelsesmedlem ligger der et særligt ansvar for at varetage og fremme foreningens arbejde.

Stk.2.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at følge foreningens økonomi.

Stk.3.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at sikre vedtægternes overholdelse.

Stk.4.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at følge med i foreningens arbejde og resultaterne.

Stk.5.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at biddrage til udbredelse af foreningens resultater og aktiviteter.

Stk.6.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at følge almen idrættens og handicapidrættens udvikling regionalt og nationalt.

Stk.7.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at følge og fremme brobyggende aktiviteter for børn og unge med særlige behov og handicap.

Stk.8.          Som bestyrelsesmedlem har man ansvar for at arbejde ud fra foreningens værdier og målsætninger – såvel i lokalsamfundet, som nationalt.

§ 18. Opgaver som formand

Formanden har jf. vedtægterne  tegningsretten til foreningen og er primær ansvarlig for at vedtægter og forretningsorden overholdes.

Stk.2.             Formanden skal på forespørgsel have adgang til alle oplysninger og det fulde viden grundlag indenfor ethvert fora, medlemskaber, økonomiske forhold og dokumenter i foreningen. Herunder fuld adgang til alle systemer og netværk, redigering, journalisering m.v. såfremt formanden ønsker dette.

Stk.3.             Formanden taler på vegne af og repræsenterer i særlig grad foreningen, i eksterne sammenhænge.

Stk.4.             Formanden skal sikre egen tilgængelighed, via telefon og mail. I tilfælde af fravær aftales tilgængelighed med næstformanden, eller hvis dette ikke er muligt, andet beslutningsdygtigt bestyrelsesmedlem.

Stk.5.             Formanden åbner og lukker interne og eksterne møder afholdt i IFEL specialsport bestyrelses regi.

Stk.6.             Formanden udarbejder og udsender dagsorden til bestyrelsesmøderne.

Stk.7.             Formanden skal i særlig grad sikre etisk og ordentlig forvaltning af foreningens aktiver og økonomi.

§ 19. Opgaver som næstformand

Næstformanden er stand in for formanden i alle de situationer, hvor formanden ikke er tilstede og skal repræsentere foreningen, forvalte en opgave eller sikre ansvarlighed.

Stk.2.             Næstformanden har ingen selvstændige ansvarsområder, men kan bidrage frit på posterne i foreningen, så som holdledere, udvalgsformand eller anden funktion.

§ 20. Opgaver omkring økonomien

Den daglige leder varetager den overordnede økonomiske drift i foreningen og er særlig medansvarlig for at vedtægter og den generelle forretningsorden overholdes.

Stk.2.            Den økonomiansvarlige har det udførende ansvar for den økonomiske og administrative drift ift. regnskab og daglige posteringer, regninger og udbetalinger.

Stk.3.            Den økonomiansvarlige har ansvaret for udarbejdelse af regnskab og budgetter samt opfølgning af disse hvert kvartal, i tæt samarbejde med Den daglige leder.

Stk.4.            Den daglige leder har overordnet ansvaret for at sørge for medlemsregistrering og kontingentopkrævning.

Stk.5.            Den daglige leder har ansvaret for at søge relevante tilskud hos kommune, stat og fonde.

§ 21. Opgaver som Daglig leder 

Daglig leder er overordnet ansvarlig for at led og håndtere foreningens arbejde ud fra bestyrelsens fastlagte retningslinjer og principper.

Stk.2.             Den daglige leder skal støtte op omkring foreningens overordnede mål og værdier, samt sikre at arbejdet sker indenfor rammerne af vedtægter og forretningsorden.

Stk.3.             Den daglige leder skal sikre at der er gennemsigtighed til foreningens arbejde, for resten af bestyrelsen, herunder at orientere fyldestgørende til alle bestyrelsesmøder

Stk.4.             Den daglige leder er ansvarlig for økonomi og budgetoverholdelse.

§ 22. Opgaver som holdleder

Som holdleder er man den foreningsrepræsentant som er tættest på samarbejdspartnerne i dagligdagen og dermed har man en særlig forpligtigelse til at holde fokus på foreningens mål og formål, samt opretholde foreningens værdier i sin repræsentation af foreningen.

Stk.2.             Holdlederen er bindeled i samarbejdet mellem foreningen, partnere og medlemmerne og disses forældre.

Stk.3.             Holdlederen er ansvarlig for praktiske forhold omkring træning, stævner m.v.

Stk.4.             Holdlederen er ansvarlig for al kommunikation omkring idrætsaktiviteterne.

Stk.5.             Der tegnes kontrakt med holdledere, hvor ansvarsområder og kompensation udspecificeres.

§ 23. Indhentelse af børneattester

Hvert år i januar skal der indhentes børneattester på alle holdledere og andre frivillige med direkte medlemskontakt. Udvalgsformanden sørger for, at det i bestyrelsens referat for april konstateres, at klubbens holdledere og frivillige, der har direkte tilknytning til børn under 15 år, er blevet tjekket i kriminalregistret.

§ 24. Frivilligfest

Bestyrelsen skal overveje at arrangerer en fest en gang om året, for alle der deltager i det frivillige ulønnede arbejde. Evt. om der skal tilbydes et gavekort til en biograftur eller lign.

§ 25. Liste med frivillige

Aktivitetsudvalget udarbejder en liste med klubbens frivillige, som skal opdateres to gange årligt; i henholdsvis januar og september

§ 26. Julefrokost / årlig samling

Bestyrelsen samles i forbindelse med årets første bestyrelsesmøde, til et fælles arrangement med bespisning.

Kapitel 9. Medlemmer

§ 27. medlemsbetingelser

Der skal altid foreligge aktuelle medlemsbetingelser, som udleveres til alle nye medlemmer.

Stk.2              ”IFEL specialsport medlemsbetingelser” er et dynamisk dokument, som løbende tilpasses og udvikles, efterhånden som foreningen får erfaring med forskellige medlemsrettede forhold og spørgsmål.

§ 28. Kontingentfastsættelse

På generalforsamling i 2016 besluttedes at kontingentsatser følger samarbejdspartnernes, for at sikre, at der ikke er nogle økonomiske barrierer i forbindelse med inklusionsprocessen.

§ 29. Kontingentopkrævning

Det vurderes hvert år, om der skal opkræves kontingent fra medlemmer, henholdsvis:

• aktivitetsmedlemskab
• forældremedlemskab
• frivilligmedlemskab
• støttemedlemskab 

§ 30. kommunikation til og med medlemmer

Daglig ledelse sender på vegne af bestyrelsen nyhedsbreve ud med passende mellemrum (max 4 gange om året).  Hvert år i august skal der foreligge opdaterede udgaver af eksisterende Specialsport Guider.

Stk.2.             Holdledere er ansvarlige for løbende kommunikation på Facebook.

Stk.3.             Frivillig-ansvarlige arbejder løbende med opdateringer på hjemmesiden og sociale medier.

Kapitel 10. Åbenhed, ændringer og ikrafttræden

§ 31. Forretningsordenens formål

Forretningsordenens formål er at sikre fuld gennemsigtighed og åbenhed omkring bestyrelsens virke i foreningen og samtidig virke som styrende for opgavefordelingen mellem bestyrelsens medlemmer, udvalg/projekter og den daglig ledelse.

§ 32. Åbenhed

Stor åbenhed omkring arbejdet i bestyrelsen skal medvirke til at sikre overensstemmelse mellem de hensigter som foreningen italesætter og den virkelighed som foreningen udøver.

§ 33. Ændringer

Denne forretningsorden kan ændres af bestyrelsen, såfremt den har været dagsorden på et ordinært bestyrelsesmøde.

§ 34. Ikrafttræden

Denne forretningsorden er gældende fra januar 2021 og frem til næste behandlingen af forretningsordenen. Dog senest ved førstkommende bestyrelsesmøde efter næste års generalforsamling.